Eventkoordinering på KU
Københavns Universitet afholder en bred vifte af officielle begivenheder og store events for interne og eksterne gæster. Ikke to arrangementer er ens, men i planlægningsfasen er der typisk mange fællesnævnere: Konceptet skal fastlægges, de enkelte opgaver skal defineres og fordeles, og praktiske forhold som lokalefaciliteter, forplejning og logistik skal undersøges. Under afvikling af et arrangement kan man som koordinator også ofte drage fordel af nogle af de samme erfaringer og værktøjer.
Mange konferencer, messer, internationale besøg m.v. bliver arrangeret decentralt på fakultets-, institut-, center- og afdelingsniveau eller i samarbejde på tværs af organisationen. Kommunikationsafdelingen i KU's fællesadministration, Kommunikation, koordinerer tilbagevendende korporative events som immatrikulationsfesten for nye studerende, årsfesten, Sonningprisuddelingen og VIP-middage. Kommunikation har også erfaring med at koordinere bygningsindvielser og andre tværorganisatoriske arrangementer og deltager også i styregrupper og som rådgiver på tværs af organisationen.
Sparring på tværs
Disse sider er en intern guide til brug og inspiration for de mange medarbejdere på KU, som planlægger og afvikler arrangementer og events i KU-regi. Guiden er et produkt af de praktiske erfaringer, Kommunikation har samlet om eventkoordinering på KU gennem årene. Du vil finde generelle tips og ideer til eventplanlægning og -afvikling på disse sider. Men i en kompleks organisation som KU, vil gennemførelsen af den enkelte event netop være afhængig af nogle helt specifikke rammer som ressourcer, koncept, lokalefaciliteter og andre forhold, der typisk er givet på forhånd.
Feedback og input til guiden er meget velkomne, så den med tiden kan blive udbygget til gavn for flest mulige medarbejdere på KU. Du er altid velkommen til at kontakte Kommunikations eventteam for praktisk sparring om eventkoordinering eller for henvisning til kolleger, der kan sparre med relevante erfaringer fra en lignende event: KOM-event@adm.ku.dk. I første omgang kan du måske hente inspiration på disse sider.